函證及回函工作是夯實市場主體會計信息質(zhì)量、防范金融風(fēng)險、維護市場秩序的重要途徑，規(guī)范函證過程，有利于金融機構(gòu)加強內(nèi)部控制、防范風(fēng)險。函證及回函的管理也是投行盡調(diào)中的高危領(lǐng)域，近幾年監(jiān)管因為中介機構(gòu)函證程序中存在的各種問題發(fā)出了多份監(jiān)管函，直指函證過程中的范圍和執(zhí)行問題、函證過程控制問題、后續(xù)程序問題等三大類函證程序常見“雷區(qū)”。
西點信息將OCR、文檔自動生成等技術(shù)融入函證管理中，幫助證券公司、會計師事務(wù)所實現(xiàn)對制函、發(fā)函、收函等工作進行全面優(yōu)化，幫助投行項目組做到函證范圍的規(guī)范、清晰，對函證實施的各個時點加強控制力，以及對函證的持續(xù)的數(shù)字化跟蹤，保證函證程序的獨立性、可靠性。
函證管理系統(tǒng)
西點信息的函證管理系統(tǒng)是一套對函證進行全過程跟蹤，提升函證規(guī)范化、集約化、數(shù)字化，提高審計質(zhì)量與效率的數(shù)字化管理系統(tǒng)。實現(xiàn)證券公司、會計師事務(wù)所對各類函證的批量生成—函證郵寄—物流跟蹤—回函管理—異常檢測—替代測試—函證控制匯總?cè)^程管理、跟蹤，最終保證函證控制的各個環(huán)節(jié)的真實性、可靠性，保證函證程序的獨立性。
函證全過程控制有力，規(guī)范函證標(biāo)準化管理
對函證制作、發(fā)函、回函、分析、留檔等全過程進行跟蹤和管理，包括利用F-Doc工具批量生成標(biāo)準函證文件、自動生成函證二維碼、線上快速下單等功能，實現(xiàn)信息共享和協(xié)同作業(yè)。以項目為管理單元，支持多被審計單位，多期間管理。基于I5平臺的數(shù)據(jù)工具，支持豐富的報表統(tǒng)計方式，可為公司項目組和管理層提供多維度，多樣式的數(shù)據(jù)支撐。
利用OCR自動核查函證信息一致性，快速發(fā)現(xiàn)異常
函證申請信息提交時，系統(tǒng)將對收發(fā)件人名稱、收件地址一致性、重復(fù)性等信息進行自動核驗，并在核驗異常的數(shù)據(jù)中進行標(biāo)記。同時，也對發(fā)函收件信息與函證回函發(fā)件信息不符進行異常校驗，方便項目組快速發(fā)現(xiàn)并處理異常情況。
實時監(jiān)測后續(xù)程序控制過程，確保函證執(zhí)行過程合規(guī)
實時跟蹤函證的回函率，未回函，回函不相符等情況，對后續(xù)過程進行過程控制，確保函證執(zhí)行過程合規(guī)。強制要求項目組對于回函異常進行關(guān)注，并提醒實施進一步核查程序；強制要求未收到回函情況下，進一步采取其他核查程序。
回函信息智能分析，規(guī)范回函分析執(zhí)行程序
系統(tǒng)利用OCR識別技術(shù)對回函文件與發(fā)函原文件內(nèi)容一致性、是否相符、回函印章名稱及印章是否規(guī)范進行比對識別，方便用戶快速核對回函關(guān)鍵信息。
物流信息實時跟蹤，異常物流及時預(yù)警
通過與第三方物流對接，實現(xiàn)函證物流信息全過程跟蹤，根據(jù)控制規(guī)則對異常物流信息進行預(yù)警，提醒項目組。
目前，西點信息函證管理系統(tǒng)已在華南某大型券商投行成功上線并投入使用，在業(yè)務(wù)成熟度、系統(tǒng)性能等方面均表現(xiàn)優(yōu)異，充分證明了函證管理系統(tǒng)在實際應(yīng)用中的有效執(zhí)行，提高函證管理可靠性和高效性。
西點信息致力于為證券客戶提供安全、可靠的函證管理解決方案。旨在推動函證標(biāo)準化和規(guī)范化管理，豐富盡調(diào)工具箱，降低繁雜的人工操作，提高盡調(diào)工作能效，助力行業(yè)實現(xiàn)函證數(shù)字化管理。